Információtartalom vázlata
- A névjegykártya funkciója, szerepe a kapcsolattartásban
- A névjegykártya fajtái
- A névjegykártya tartalmi, nyelvi, formai követelményei
- A névjegykártya használatának udvariassági szabályai tárolásának, rendszerezésének lehetőségei
- A névjegykártya nyelvi megformálása.
A névjegy jellemzői – Olaszország 16. sz.
- A névjegy a hivatalos érintkezés gyakorlati segédeszköze.
- Tulajdonosáról tartalmazza a legfontosabb információkat.
- Nagysága, formája, színe, anyaga változó.
- A magánnévjegyeknél meghatározó a szolidság és az egyéni ízlés, a hivatalos névjegyeknél szerepet kaphatnak a foglalkozásra jellemző formai megnyilvánulások.
- Üzleti kapcsolatokban gyakori a cég emblémáját feltüntető névjegy.
- Személyes találkozásnál a névjegycsere segíti a bemutatkozás pontosságát és a további kapcsolattartást.
- A névjegy jellemzi tulajdonosának ízlését.
- Évek óta elterjedtek a (ma már színes) fényképeket is tartalmazó névjegyek.
A névjegykártya fajtái: A névjegykártya tartalmi, nyelvi, formai követelményei:
- hivatalos névjegy
- magán névjegy
- közös névjegy
A hivatalos névjegy
- a klasszikus névjegykártya fehér, sima nyomású betűkkel, mérete 9,5x5,5 cm vagy 13x8,5 cm, melyre rövid üzenetet is lehet írni.
- családi és utónév a névjegy közepére kerül.
- a név alatt szerepel a rang, a foglalkozás, a beosztás, a tudományos cím, a végzettség.
- a cím, telefonszám, és faxszám a jobb alsó sarokba kerül.
- kétnyelvű névjegy egyik oldala magyar, a másik oldala az idegen nyelvű információkat tartalmazza.
- az idegen nyelvű névjegykártya a rangot, beosztást, a munkahely nevét lefordíthatjuk (természetesen a címet nem).
- a magyar nyelvű névjegykártyán szerepelhet az asszonynév
- az idegen nyelvű változatban előre írjuk a keresztnevet, utána a vezetéknevet.
- nemünkre vonatkozó rövidítést (M, Mme, Herr, Frau), ne alkalmazzunk.
- a hivatalos és magáncélra egyaránt használatos névjegyen a bal alsó sarokba írják a munkahely nevét és címét, telefonját, faxát, e-mailjét, a jobb alsó sarokba „lakás” megjelölés alá a lakcímet.
- a tudományos rangok saját országuk rövidítése dr: doktor, ifj: ifjabb, id: idősebb stb.
A magánnévjegyeknek többféle változatuk is lehet
- csak a családi és utónevet tünteti fel
- a névjegyen szerepel a családi és utónév, a tudományos fokozat (munkahely és a hivatalos rang nem) cím és telefonszám nélkül
- a névjegy a családi és utónév (esetleg tudományos fokozat vagy végzettség) mellett fel-tünteti a címet és egyéni elhatározás szerint az otthoni telefonszám
- a családi névjegy – férj, feleség, gyerekek nevével, címével, telefonszámával - kizárólag magánkapcsolatok meghittebb alkalmakkor használatos
- Közös névjegy, kombinált (magán és hivatali adatok), diplomáciai (csak a név, házaspár esetén a kér név között „és”)
- Hölgyek névjegye: Kombinált névjegy, Diplomáciai névjegy, Többfunkciós névjegy.
A névjegykártya használatának udvariassági szabályai, tárolásának, rendszerezésének lehetőségei
A névjegy személyes átadása: ismerkedés, bemutatkozás, bemutatás megerősítése, pontosítása, illetve a kapcsolattartás folytatása céljából. Ezt illendő rögtön elolvasni és saját névjeggyel viszonozni. Az alacsonyabb rangúnak adnak.
A névjegy leadása
- a leadott névjegyek száma a protokoll előírása szerint személyes látogatás esetén:
- nőtlen (vagy külföldön felesége nélkül tartózkodó) férfi, nőtlen férfinak egy névjegyet ad le.
- házaspárnak két névjegy és ezt csak a férj viszonozza.
- a házaspár, házaspárnak két névjegyet ad le, vagy egy közös névjegyet adnak s ehhez a férfi csatolja a sajátját is.
- ha a nő saját rangján/beosztása alapján ad le névjegyet, ugyanezek a szabályok.
A névjegyküldés
- Személyes leadásra utal a ceruzával írott betűjel – a leadás indítékára utal – p.f.c.
- Előre be nem jelentett hivatalos látogatás esetén – névjegy alapján dönt, hogy akarja-e fogadni, ha nem hagyjuk ott a titkárnőnél.
- a névjegy küldés csak a protokolláris előírások szempontjából felel meg, személyes látogatással nem egyenlő a személyes ismeretséggel.
- a névjegy postán való küldése udvariatlanság
- egyes országokban a névjegyküldés nem pótolja a személyes látogatást.
- az alkalomhoz kötődő és megválaszolandó névjegyeket lehetőleg 24 órán belül viszonozni kell, a bemutatkozó célzatúakat néhány napon belül.
- ha több személynek egy borítékban küldünk névjegyet, a névjegy tetejére felírjuk a címzett nevét.
- több személy ugyanannak a személynek egy borítékba (pl. újévi üdvözlőkártyával) is küldhet!
- a névjegy kézírással üzenetet írni, képeslap, levél helyett használni.
- a névjegy kézírással javítani nem elegáns, ha változott egy adat (rang, telefonszám) új névjegyet kell kérni.
A névjegyküldés fontosabb esetei
- bemutatás, a bemutató a megfelelő rövidítését saját névjegyére írja, és csatolja a bemutatandó személy névjegyét.
- a bemutatkozás saját névjegyküldése és megismerkedést kezdeményező rövidítés.
- virágküldés a háziasszonynak a fogadás előtt/után
- a.c. – üdvözlettel – virághoz vagy ajándékhoz
- p.c. – részvétnyilvánítás
- p.f. – gratuláció
- p.f.c. – személyes csere
- p.p. – bemutatáskor, a mellékeltre nem ír semmit – együtt borítékba.
- Ezekre illik válaszolni, a többit elég az újratalálkozáskor személyesen megköszönni.