A levélműfaj 2 alaptípusa: a magánlevél és a hivatalos (üzleti) levél. A hatósági, vállalati, vállalkozási és egyéb szervezetekhez, valamint az intézményekhez érkező vagy azok által készített hivatalos leveleket és más műfajú iratot összefoglalóan ügyiratnak nevezzük.
A hivatalos szervek írásbeli érintkezésének egyik legelterjedtebb formája a levél. A hivatalos levél tehát a szervek, intézmények, vállalatok, vállalkozások és a velük hivatalos kapcsolatba került magánszemélyek között a személyes, közvetlen kapcsolatot helyettesíti. A személyes közlést kiegészítheti és a szóbeli megállapodásokat rögzítheti.
A hivatalos levél formája
A feladó neve Szolgálati használatra
Helységnév, utca, házszám, irányítószám
Telefon (telefax, E-mail)
A címzett neve Keltezés
Iktatószám:
Helységnév Ügyintézőnk:
Utca, házszám Hivatkozási szám:
Irányítószám Ügyintézőjük:
Expressz!
Ajánlott!
Tárgy: ...
Megszólítás!
A levél szövege ...
...
Elköszönő, üdvözlő szavak
Az intézmény neve, címe (bélyegző)
Aláírás
Beosztás
Melléklet(ek):
A fennálló jogrendszernek megfelelő írásbeli megállapodások levelezésére jellemző a gazdálkodó szervezetek anyag- és áruforgalommal kapcsolatos levelezése. A gazdálkodási tervek (célkitűzések) megvalósításához anyagokra, kész- és félkész termékekre (pl. cipőfelsőrészre vagy valamilyen alkatrészre) van szükség. A gyártó szervezetek termelő- és gazdálkodótevékenysége igen sokrétű. Ezt mutatja az anyag- és áruforgalom bonyolult levelezése is. Az adásvétel tárgykörében írott leveleink címzettjei lehetnek a termelőcégek (ipar, mezőgazdaság, különböző szakszövetkezetek) és a kereskedelmi cégek (a nagy- és kiskereskedelem, valamint a külkereskedelem).
A gazdálkodó szervezetek gyártmányaik értékesítéséről gondoskodnak. Az anyagoknak (a termékeknek) a termelő- és a kereskedelmi cégek közötti mozgatása kereskedelmi levelezéssel történik. A cégek termékeik értékesítésére piacot keresnek, árujukat értékesítésre ajánlják, ezért azoknak minden jellemző tulajdonságát (paramétereit=jellemző értékeit) közlik a vevővel. Ha a minőségi és az árajánlat megfelel a vevőnek, akkor az eladóval szerződést, jogi megállapodást köt. Megegyeznek a szállítandó áru mennyiségében, minőségében, határidejében, csomagolásában, fizetési módjában. Az anyag- és áruforgalommal kapcsolatos levelezésüket (az adásvételi ügyleteiket) általában a következő módon bonyolítják le:
- ajánlat (az eladó részéről indul az ügylet)
- érdeklődő levél (a vevő részéről indul az ügylet)
- ajánlatkérő levél (a vevő részéről indul az ügylet)
- megrendelés
- megrendelés visszaigazolása
- a teljesítés
- a teljesítés zavaraival kapcsolatos levelek (minőségi, mennyiségi kifogás, reklamáció stb.)
Forrás: http://viktoriafnemu.uw.hu/suli/tetelek.php