Az ellenőrzés az a tevékenység, amellyel a cég tevékenységét, gazdálkodását, annak az eredményét vizsgáljuk és elemezzük.
Az ellenőrzés lehet:
- belső ellenőrzés: ezt a tulajdonos, a boltvezető vagy bizonyos helyeken a belső ellenőr végzi
- külső ellenőrzés: ezt az ellenőrzésre jogosult szervek végzik (APEH, ÁNTSZ, Fogyasztóvédelmi Felügyelőség, Állategészségügyi Szolgálat, Tűzoltóság, Rendőrség, Mérésügyi Hivatal…)
Belső ellenőrzés
- lehet folyamatos, napi ellenőrzés (pl. boltvezető ellenőrzi, hogy a dolgozók jelen vannak-e, ellenőrzi a hűtőberendezéseket, a pénztárakat, a vásárlók könyvét…)
- lehet időszakos, pl. a leltár
A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságokat záros határidőn belül meg kell szüntetni. A megszüntetésért és a határidő betartásáért a boltvezető felel (illetve az, akinek a boltvezető kiadta a feladatot).
Külső ellenőrzés
- lehet terv szerinti
- lehet bejelentésre történő
A külső ellenőrzésről mindig jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv készülhet formanyomtatványon, az Ellenőrzési jegyzőkönyv (nyomtatvány boltban kapható) több példányos tömb, aminek minden vállalkozásnál lennie kell.
Az ellenőrző szervek az észrevételeiket, javaslataikat, előírásaikat és a visszajelentési határidőt a jegyzőkönyvben rögzítik. A jegyzőkönyvben foglaltakra a boltvezetőnek a megadott határidőig reagálnia kell (az ellenőrző szervek általában utóellenőrzést is végeznek). Egy cégnél csak egy ellenőrzési jegyzőkönyvnek kell lennie, valamennyi ellenőrző szerv abba az egybe írja a véleményét.
Külső ellenőrző szervek csoportosítása
- vannak olyan szervek, amelyek az egész ország területén jogosultak vizsgálódni, ezeket országos hatáskörű szerveknek nevezzük pl. Energia Hivatal, Bányakapitányság, Műszaki Biztonsági Felügyelet (kazán, gázpalack…nyomáspróbái)
- területi hatáskörű szervek, ezek egy megyén vagy régión belül vizsgálódhatnak pl. Munkaügyi Központ, Fogyasztóvédelmi Felügyelőség, APEH, Megyei Rendőrkapitányság, Megyei Tűzoltó parancsnokság….
- helyi hatáskörű szervek, az önkormányzatok, az önkormányzatok jegyzői, városokban a Piacfelügyelet, nagyobb önkormányzatoknál vannak illetékes szakigazgatási szervek….
A külső ellenőrzés és módszerei
- terv szerinti ellenőrzés vagy bejelentésre történő ellenőrzés
- mintavétel (ÁNTSZ, Állategészségügyi Szolgálat)
- próbavásárlás (APEH, illetve Fogyasztóvédelmi Felügyelőség alkalmazza). A próbavásárlásnál vizsgálják az áru származási helyét, szavatossági idejét, a magyar nyelvű tájékoztatók meglétét, a műszaki biztonságnak való megfelelést, az egészségügyi biztonság és az egészségügyi szabályok betartását.
- az APEH a próbavásárlás során a számlaadási kötelezettség teljesítését ellenőrzi, valamint az áruk beárazását (egységárak és darabárak feltüntetését), ellenőrzik, hogy a pénztárgép megfelel-e az előírtaknak, elkülöníti-e a különböző ÁFA kulcsú termékeket….
- a különböző berendezések, felszerelések és azok érvényességi határidejének vizsgálata pl. árubeszerzéshez használt gépjárműnek van-e érvényes zöldkártyája, tehergépjármű esetében a tachikard ellenőrzése, tűzoltó készülékek vizsgálata, mérlegeket hitelesíti és ellenőrzi a mérésügyi hivatal
- Vám- és Pénzügyőrség vizsgálja a jövedéki adó alá eső termékeket és azok forgalmazását, eredetét, az esetleges csempészett áruk felderítését
Az ellenőrző szervek eszközei, büntetési lehetőségeik
- felhívás a jogsértő magatartás megszüntetésére (ha pl. kiskorút kiszolgálnak alkohollal…)
- pénzbírság: bármelyik ellenőrző szervnek joga van kiróni, az összeg kb. 100e forinttól felfelé terjedhet
- a tevékenység részleges felfüggesztése (pl. APEH néhány napra bezárat üzletet)
- a működési engedély bevonása rövidebb-hosszabb ideig, ezen időszak alatt a tevékenységet folytatni nem lehet
- a tevékenységtől való eltiltás, a működési engedély végleges bevonása. Ha pl. kereskedőt tiltottak el, újra ilyen irányú vállalkozói engedélyt nem is kaphat a későbbiekben sem
- szabálysértési, illetve büntetőjogi eljárás kezdeményezése. A legsúlyosabb büntetőjogi eljárás lehet, mert a cselekvés súlyától függően börtönbüntetésre is ítélhetik a vállalkozót