Bizonylatok

Minden olyan irat, okmány, amely valamilyen gazdasági esemény megtörténtét hivatalosan, hitelesen igazolja (számla, bevételi és kiadási bizonylat, nyugta, bérszámfejtő ív, bérfizetési jegyzék, tárgyi eszköz nyilvántartó lap).

Tartalmuk, felépítésük

1. azonosítórész
2. adathordozórész
3. érvényesítőrész

Csoportosítása

1. keletkezési helyük szerint

• belső
• külső

2. keletkezés módja szerint

• szigorú számadású bizonylat
• nem szigorú számadású bizonylat

3. könyvelési feladásban betöltött szerepük alapján

• elsődleges (alap)
• másodlagos (összesítő)

Bizonylati szabályzat: olyan leírás, mely tartalmazza a bizonylatok kiállításának módját, a bizonylatok aláírásának jogosultságát, alaki és tartalmi követelményeit, illetve megőrzésük helyét és idejét.

A szigorú számadású nyomtatványokról készletnyilvántartást kell vezetni, melynek eszköze a szigorú számadású nyomtatványok raktári nyilvántartó lap.
Ennek tartalma:

• bizonylat neve, jele
• a beérkezés, illetve a kiadás kelte
• a szállító, illetve az igénylő neve
• bizonylat száma
• a beérkezett nyomtatvány kezdő és befejező sorszáma
• a kimenő nyomtatvány kezdő és befejező sorszáma, mennyisége
• az átvétel igazolása
• készlet

KÖNYVVITELI ZÁRLAT

Azt a tevékenységet, amellyel a tárgyidőszak könyvviteli elszámolását befejezik, s amelynek során a könyvvitlei adatokat a beszámoltatásra előkészítik, könyvviteli zárlatnak nevezzük.

Célja

• a főkönyvi könyvelés adatainak teljessé tétele, az adatok helyességének ellenőrzése és az adatok megfelelő rendszerezése, összesítése
• a beszámolás adatszolgáltatási igényeinek sokoldalú kielégítése, a főkönyvi számlák adattartalmának teljessé, ellenőrzötté és megfelelően csoportosítottá tétele

A vállalkozónak a keletkezett gazdasági műveleteket a kettős könyvvitel szabályai szerint zárt rendszerben kell feljegyeznie, rendszereznie, feldolgoznia.
Az egységes számlakeret négy-számlasoros számlaelméletre épül és a bruttó elszámolás elvén alapul. Az eszközök és források, a gazdasági események eredményre gyakorolt hatásának rendszerbe foglalásával teszi lehetővé a gazdálkodók könyvviteli rendjének kialakítását. A beszámoló elkészítéséhez szükséges információt szolgáltat.

A Számviteli törvény a kettős könyvvezetést végzők körében a zárlati munkálatok elvégzését kötelezően csak egy alkalommal írja elő, a beszámoló elkészítését megelőzően. A gazdálkodó döntheti el, hogy havonta, negyedévente vagy csak év végén végzi el a zárlati feladatokat. Egy-egy időszak végén meglévő, naprakészre hozott adatok alapján kell a könyvviteli zárlatot végrehajtani.
A könyvviteli zárlat során időszakonként meg kell győződni a folyamatos könyvelés helyességéről (főkönyvi kivonat készítése, egyeztetések).

A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó a könyvviteli számlákból az általa választott időszakonként, de legalább a beszámoló elkészítését megelőzően, annak alátámasztására főkönyvi kivonatot köteles készíteni.

A zárlathoz az üzleti év végén kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása tartoznak (zárótételek után levonalazás és T-K forgalom egyeztetés).

A zárás során elvégzendő feladatok

• a rendező tételek könyvelése
• a könyvelés helyességének ellenőrzése
• a záró tételek megszerkesztése

Az évközi folyamatos könyvelés alapján készített zárás még nem felel meg a Számviteli törvény szerinti teljesség és valódiság elvének. Ennek oka, hogy nem tartalmazza azon gazdasági események hatását, melyek csak az üzleti évet követően merülnek fel és a Számviteli törvény szerint, figyelembe kell őket venni az üzleti év vagyoni, jövedelmezőségi és pénzügyi helyzetének megítélésénél. Tehát az elvek érvényesítése érdekében évközi zárlati feladatok elvégzése indokolt.

Az éves beszámolót készíti elő a zárlat.

Az éves beszámoló elkészítése két fázisban történik

Első fázis: tartalma a tárgyidőszak gazdasági eseményeinek teljessé tétele, ellenőrzésének és összesítésének eredménye a főkönyvi kivonat összeállítása. A mérleg fordulónapjáig ill. az üzleti év lezárásáig tart.

Főkönyvi kivonat: a megnyitott, elővezetett főkönyvi számlák adatállományáról készített összesítő kimutatás. Tartalmazza az időszak során megnyitott és elővezetett főkönyvi számlák számát, megnevezését, T és K forgalmát, valamint T és K egyenlegét.

Második fázis: tartalmazza a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés napja között végbement gazdasági események és a piaci körülmények változásából eredő korrekciós könyvelési tételeket. A nyilvántartási értékét mérlegértékre kell helyesbíteni.

Zárlati könyvelési teendők

A havi és a negyedéves zárlati feladatokat tartalmazza az éves zárlat

A havi zárlathoz kapcsolódó feladatok

• állományváltozások a befektetett eszközökben, vásárolt késztermékekben, saját termelésű készletekben és az értékpapírokban
• az amortizációs politika szerint a terv szerinti écs elszámolása
• az áruszállításoz, szolgáltatásnyújtáshoz kapcsolódó követelések nyilvántartásba vétele, elszámolása
• az áruszállításhoz, szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódó kötelezettségek nyilvántartásba vétele, elszámolása
• az adott előlegek elszámolása
• az Áfa-val kapcsolatos elszámolások
• a munkavállalókkal kapcsolatos elszámolások
• a tagokkal kapcsolatos elszámolások
• a személyi jellegű ráfordításokkal összefüggő elszámolások
• pénzeszközökkel kapcsolatos elszámolások
• bevallásokkal kapcsolatos elszámolások

A negyedéves zárlathoz kapcsolódó feladatok

• havi zárlati feladatok végrehajtása
• tárgyi eszközök és készletek között szükségessé vált átsorolások elszámolása
• az amortizációs politika szerint a terv szerinti écs elszámolása, ha az nem havi gyakorisággal történik
• szükség szerint a terven felüli écs összegének elszámolása
• a negyedév folyamán végrehajtott leltározáshoz kapcsolódó elszámolások
• a vásárolt készletekhez kapcsolódóan a beérkezett, de nem számlázott szállítások elszámolása
• a saját termelésű készletekkel kapcsolatos elszámolások, az előállítási költség meghatározása
• különböző bevallásokkal kapcsolatos elszámolások

Az éves zárlat kapcsán elszámolandó tételek

• a havi és negyedéves zárlati feladatok végrehajtása
• a fordulónapi leltározáshoz kapcsolódó elszámolások
• a készlet- és a költségszámlák korrigálása, ha a vállalkozó nem folyamatosan vezeti a készletszámlákat
• a készletérték különbözetek elszámolása, felosztása
• a befejezetlen termelés, a félkész termékek év végi állományának megállapítása és elszámolása
• a saját termelésű készletek utókalkulációinak elkészítése, a szükséges helyesbítések végrehajtása
• az időbeli elhatárolások elszámolása
• az eszközök és a kötelezettségek minősítése a lekötési idő, a lejárat alapján és a szükséges átsorolások elvégzése
• a behajthatatlan követelések elszámolása
• a főkönyvi és az analitikus nyilvántartások egyeztetése
• a költségszámlák zárása (átvezetés a 8-as szlára, közben használjuk az 59-es számlát; összköltséges esetén 58 kivétel)
• eredményszámlák zárása, átvezetése az évi eredményszámlára (a 8-asok, 9-esek és az 58-as átvezetése 493-ra)
• az eszköz- és forrásszámlák zárása
stb.

A zárás technikája

A bevétel- és ráfordításszámlák összevezetésére, az adózott eredmény elszámolására a mérleg szerinti eredmény megállapítására a 493. adózott eredmény elszámolása számla szolgál. Az ide átvezetendő ráfordításszámlák eltérőek attól függően, hogy a gazdálkodó melyik eredmény megállapítási módszert választotta.
Az egyes számlaosztályok zárását technikai számla közbeiktatásával indokolt elszámolni.

A bizonylati rend és a bizonylati fegyelem, a nyilvántartások és a bizonylatok ellenőrzése
Állománybavételi bizonylatok