A számla

A 2004. május 1-től hatályos általános forgalmi adóról szóló törvény a számla és az egyszerűsített számla adattartalmára vonatkozóan a következő előírásokat tartalmazza:

Számla

Adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely papír alapú vagy elektronikusan kibocsátott bizonylat, mely a következőket tartalmazza:

1. a számla sorszáma,
2. a számla kibocsátásának kelte,
3. a termékértékesítést teljesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma,
4. a vevő neve, címe, illetve ha a vevő az adó fizetésére kötelezett, annak adószáma,
5. közösségen belüli adómentes értékesítés esetén, amennyiben a Közösségen belülről történő termékbeszerzés során a vevő az adó fizetésére kötelezett személy, ennek közösségi adószáma,
6. a teljesítés időpontja,
7. a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma,
8. a termék, szolgáltatás mennyiségi egysége és mennyisége,
9. a termék, szolgáltatás adó nélkül számított egységára,
10. a termék (szolgáltatás) adó nélkül számított ellenértéke összesen,
11. a felszámított adó százalékos mértéke,
12. az áthárított adó összege összesen,
13. a számla végösszege,
14. a fizetés módja és határideje.

2004. május 1. napjától nem kötelező a számlában szerepeltetni az áthárított adó összegét tételenként (csak összesen) és a termék adóval együtt számított ellenértékét sem tételenként, sem összesen, hiszen a számla végösszege mindkettőt tartalmazza összesítve.

Továbbra is kötelező szerepeltetni a számlában az adó alapjának és az áthárított adó összegének a felszámított adómérték szerinti részletezését. Természetesen, ha a számla egyetlen tételből áll, akkor ezt az egy tételt kell megfelelően szerepeltetni. Vagyis ha a termék megnevezése mellett nem csak az adó százalékos mértéke, hanem annak összege, valamint a termék adóval számított ellenértéke is szerepel, akkor még egyszer nem kell az adómérték szerinti részletezést elvégezni, hiszen mindkét tartalmi előírás egyszerre teljesül.

Egyszerűsített számla

Adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan papír alapú, vagy elektronikus úton kibocsátott bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza:

1. a számla sorszáma,
2. a számla kibocsátásának kelte,
3. a termékértékesítést teljesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma,
4. a vevő neve, címe, illetve ha a vevő az adó fizetésére kötelezett, annak adószáma,
5. közösségen belüli adómentes értékesítés esetén, amennyiben a Közösségen belülről történő termékbeszerzés során a vevő az adó fizetésére kötelezett személy, ennek közösségi adószáma,
6. a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma,
7. a termék, szolgáltatás mennyiségi egysége és mennyisége,
8. a termék, szolgáltatás adóval együtt számított egységára,
9. a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke összesen,
10. a meghatározott százalékérték.

A fenti adattartalom csökkentés egyben egyszerűsítés, valamint a kerekítésből adódó problémák kiküszöbölését is eredményezi. A korábban hatályos előírásokban szereplő, de előzőekben fel nem sorolt adatok nem kötelező tartalmi elemei a számlának, azonban ezek feltüntetése nem tiltott, aki kívánja továbbra is szerepeltetheti azokat.

A számlakibocsátás során figyelemmel kell lenni a Számviteli törvény számviteli bizonylatotokra vonatkozó előírásaira is.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők:

1. a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója;
2. a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése;
3. a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása;
4. a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell;
5. a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai;
6. külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét;
7. bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik;
8. a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás;
9. a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása;
10. továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír.

2004. január 1-jétől nem kötelező a számlakibocsátónak a számlát aláírnia, ugyanakkor az adóalany dönthet úgy, hogy az általa kibocsátott számlák aláírással hitelesek.

A számlakibocsátás során a következőkre is figyelemmel kell lenni:

2004. május 1-jétől a számlát helyettesítő okmány megszűnt. Helyette számlát, egyszerűsített számlát kell kibocsátani előleg átvétele esetén, valamint az olyan áfa hatálya alá tartozó termékértékesítések és szolgáltatásnyújtások esetén is, amelyeknek nincs ellenértéke vagy az ellenértékük nem pénzben kifejezett (pl. csere ügylet). Ezekben az esetekben a gazdasági eseményre szövegesen is utalni kell - a kibocsátott számlára rá kell vezetni az előlegre utaló kifejezést, de célszerű megnevezni mely ügylet előlegéről van szó.

Ellenérték nélküli ügyletek esetén az átadott termék, illetve nyújtott szolgáltatás adóalapját is fel kell tüntetni a számlán.

Amennyiben az adó fizetésére a terméket beszerző, vagy a szolgáltatást saját nevében megrendelő adóalany kötelezett, a számlán erre a tényre utalni kell.

Ha az adóalany adófizetésre nem kötelezett, a számlában áthárított adóösszeget, felszámított adómértéket nem tüntethet fel. Ilyen esetben a számlában a „mentes az adó alól” kifejezést kell szerepeltetni.

Az adóalany - kivétel a tárgyi adómentes értékesítést végző - köteles az általa teljesített termékértékesítésről és szolgáltatásnyújtásról számlát, valamint a teljesítéssel egyidejűleg készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő eszközzel történő fizetés esetén pedig, a kibocsátó döntésétől függően, egyszerűsített számlát vagy számlát kibocsátani.

Számla kibocsátás mindenképpen kötelező:

• ha az ellenértéket nem készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő eszközzel egyenlítik ki,
• ha az ellenértéket készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő eszközzel egyenlítik ki, de nem az ügylet teljesítésével egyidőben.

A következő esetekben a vevő szándékától függetlenül köteles a termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást teljesítő adóalany számlát, egyszerűsített számlát kibocsátani egyidejű készpénzes fizetés esetén is:

• ha a vevő adóalany (akár belföldi, akár külföldi illetőségű) vagy közösségi beszerzés miatt adófizetésre kötelezett nem adóalany jogi személy, vagy új közlekedési eszköz Közösségen belüli beszerzése miatt adófizetésre kötelezett természetes személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,
• ha termékértékesítés (ún. távolsági értékesítés) történik,
• ha adólevonási joggal járó adómentes közösségen belüli termékértékesítés történik.

Ugyanakkor a tárgyi adómentes termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást végző adóalany számlaadási kötelezettségének a számvitelről szóló törvény bizonylatokra vonatkozó előírásainak megfelelő egyéb bizonylattal is eleget tehet.

Az áfa-törvény csak a számla, egyszerűsített számla minimális kötelező tartalmát írja elő, vagyis a kötelező adattartalmon túl bármely más adat is szerepeltethető a számlán, és pontosan ezért, nem kell nyomtatványt selejtezni. A meglévő számlanyomtatványok felhasználhatók, csak azokat a rovatokat, amelyeknek adatainak szerepeltetésére nincs törvényi kötelezettség, üresen lehet hagyni.
Ugyancsak továbbhasználhatók a számlázó programok is, ha bővebb adattartalmú számlát állítanak ki, de az megfelel a hatályos jogszabályi előírásoknak.