01. A beszerzési szervezet részére beszerzési igény érkezik valamelyik belső szervezeti egységtől. Mutassa be a beszerzési folyamat lépéseit, amennyiben új, eddig még nem vásárolt, illetve, ha rutinszerűen beszerzendő termékről van szó!

A beszerzési folyamat

-    Összetett folyamat

1.    Szükségletek azonosítása: - Minden lényeges információ összegyűjtése:
- Mi az igényelt cikk? – pontos megnevezés + cikkszám
- Pontos mennyiség megadása
- Mikorra van szükség a termékre? – időpont
- Igénylés dátuma
- Igénylő megnevezése (szervezeti egység/ személy)
- Költségelszámolás helye
Igénylőlapon (beszerzési megrendelőlap, 2 példányban) vagy számítógépen történik. Pontosság szükséges a hibák, így a többletköltségek megakadályozására.
- Megjegyzés rovat: speciális igények/sürgősségi igény feltüntetése.

2.    A beszerzési forrás azonosítása
-    A piaci lehetőségek feltérképezése
-    Korábbi tapasztalatok felhasználása
-    Ismertetők/ prospektusok/ katalógusok/ vállalatjegyzékek/ internet felhasználása
-    Lista – ajánlatok bekérése (történhet szóban, írásban, közvetítőn keresztül, írásban a legelőnyösebb); lehet egyszerű ajánlatkérés vagy tender kiírása
-    Ajánlatkérés tartalma: - ajánlatkérés száma (későbbi szerződéshez, hivatkozásként)
- anyag pontos megnevezése
- ára
- mennyiség                 
- minőség                                                             
- szállítási feltételek
- szállítási határidő
- teljesítés helye
- ajánlatadási határidő
- Az ajánlattétel kötelező érvényű!

3.    A beszállító kiválasztása
-    Számszerűsíthető és nem számszerűsíthető szempontok alapján történik, az ajánlatok beérkezését követően.
-    Számszerűsíthető: ár, fizetési kondíciók, beszállító kapacitása
-    Nem számszerűsíthető: minőség, szállítás időben történő teljesítése, speciális igények rugalmas kezelése
-    Szállítóértékelési módszerek: súlyozott pontrendszer:
- Legfontosabb szempontok: ár, határidő betartása, minőség, pl. 40-30-30% arányban, a korábbi tapasztalatok alapján, súlyozás, átlagolás. Pontosság és ellenérzés szükséges a megfelelő beszállító kiválasztásához.

4. A rendelés feladása
- Hagyományosan megrendelőlappal (formanyomtatvány, a szükséges információk rajta vannak, értelemszerűen kitöltjük)
- Pontosság szükséges
- Tartalma:
- megrendelés száma
- szerződő felek neve, címe
- szerződés tárgya, termékmegnevezés
- mennyiség
- szállítás kért dátuma
- szállítási feltételek
- csomagolás, vám, INCOTERMS klauzúra – kockázat-és költségátvállalás
- szállítási cím, szállítás módja
- ár, pénznem, engedmény
- keltezés, fizetési feltételek – fizetés módja és ideje, speciális beszerzési feltételek, aláírás
- Keretszerződéssel is történhet a megrendelés – év elején kötik meg, egész évre mérvadó pl. termelő vállalat és állandó beszállítója között, „lehívják a mennyiséget”, ha elfogy a konkrét mennyiség, szerződést módosíthatnak
- Manapság egyre gyakrabban számítógépen történik a megrendelés.
- A megrendelést a szállító elutasíthatja, vagy visszaigazolhatja. Első esetben másik beszállítót kell keresni, utóbbi eset történhet levélben/e-mail-ben, szállítói szerződéstervezet aláírásával, faxon, vagy hallgatólagos elfogadással (ha a szállítási határidő 3 hétnél hosszabb, kérik a visszaigazolást)

5.    A megrendelés beérkezése
-    Ellenőrzés – A megfelelő áru érkezett-e, mennyiségi – minőségi ellenőrzés, csomagolás ellenőrzése.
-    Beszállítói nyilatkozat is lehetséges, biztosíték (bizalom szükséges)
-    Készletnyilvántartásba való bevezetés (manuálisan/ számítógépen, vonalkód rendszer, leolvasók, EDI rendszerek stb)

6.    Az áru ellenértékének kiegyenlítése
-    Leggyakrabban elektronikus úton, banki átutalással, gyors, kevés hibalehetőség, kevesebb adminisztráció

7.    Egyéb feladatok
-    Garanciális kérdések, visszáru kezelése, újrahasznosítható csomagolás Szállítóértékelés

Rutinbeszerzésnél egy ismételt vásárlást bonyolítunk. Új termék vagy szolgáltatás esetén részletesebb és körültekintőbb ismereteket kell szereznünk a beszerzés bonyolításához.