Információtartalom vázlata
- Milyen hivatalos levelezési formában küldené el a szállítónak a kifogásait? A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon?
- Kártérítési igényét milyen módon rendezheti az eladóval?
Az üzleti kapcsolatban mindegyik félnek megvan a maga kötelezettsége és joga. Ezt általában írásban rögzítik, s ha valamelyik fél nem a megállapodás szerint teljesít, akkor a jogosult fél követelheti az írás szerinti teljesítést. Minden olyan körülmény, amely sérti a szerződésben érdekelt valamelyik fél érdekét, szerződésszegést eredményez.
Kifogásoló levél
Előfordulhat az is, hogy az eladó (szállító) nem a szerződésben foglaltak szerint teljesíti a szállítást. Ez estben a vevő kifogásolhat. Ez vonatkozhat az áru minőségére, mennyiségére, szállítás határidejére, a számla helyességére. A vevő lehetőleg azonnal közölje kifogásait az eladóval, pontosan feltüntetve az okot, és ezzel kapcsolatos igényeit.
A kifogásoló levél vázlata:
- Az áru átvételének elismerése,
- Hivatkozás a teljesítő levélre és a mellékelt számlára,
- A kifogások szakszerű leírása,
- Kérés, hogy a jövőben a szerződő fél tartsa be a szállítási vállalásait.
Mind az akadályközlő, mind az kifogásoló levélre a címzettnek válaszolnia kell, és ettől a választól nagymértékben függ az ügy rendezésének módja. A levelek hangnemének alapvetően udvariasnak kell lennie. A kifogásoló levelünket is úgy kell megfogalmaznunk, hogy az a jövőben üzleti kapcsolatunkat ne befolyásolja negatívan. A kifogásoló levelekre az eladó (szállító) különbözőképpen reagálhat. A vevő kifogásolását megalapozottnak tartja, ezért a terméket kicseréli, engedményt ad, vagy a hibás termék visszaküldését kéri. Előfordulhat az is, hogy visszautasíthatja a reklamációt. Ilyenkor a vevő kérheti szakember álláspontját a tényállás felderítésére, a kifogásolás bizonyítására. Ennek eredményétől függően kárának megtérítését követelheti az eladótól.
Árengedmény/csere kérése
A minőségi reklamáció rendezésének módja lehet a termék kicserélése, kijavítása. A mennyiségi hiány pedig pótszállítással rendezhető, de előfordulhat, hogy a megrendelőnek is, a szállítónak is az árengedménnyel való rendezés a legmegfelelőbb megoldás.
Az árengedményt/cserét kérő levél vázlata:
- Az áru átvételének elismerése,
- Hivatkozás a teljesítésre, a számlára,
- A kifogások szakszerű közlése,
- A szállító meghívását helyszíni szemlére,/ A hibás, kifogásolt áruval kapcsolatos csereigény bejelentése,
- Az engedménykérést/cserét és sürgős választ.