Információtartalom vázlata
- Milyen szempontok alapján alakítja ki a feladattervet?
- Milyen hivatalos levelezési formában rögzítené a tájékoztatót? A választott ügyiratnak milyen adatokat kell tartalmaznia?
A jelentés
A jelentésben valamit szóban vagy írásban közlünk valakivel. A társadalmi, a gazdasági és a hivatali életben gyakran készített nélkülözhetetlen ügyirat. Kissé vulgárisan (leegyszerűsítetten, hétköznapian) azt mondhatjuk, hogy a hivatali élet rendszerében „lentről fölfelé” küldik, azaz a beosztott jelent a vezetőjének, a szervezet (hivatal) a vezetőszervezetnek (vezetőhivatalnak). Mivel a szervezetek tevékenységi köre igen széles körű, belátható, hogy a jelentés tartalmilag sokféle lehet. Pl. számadás valamilyen jelenségről, eseményről, helyzetről, egyéb más ügyről. A jelentéssel tehát informálunk (tájékoztatunk), felvilágosítunk. Vagy meghatározott kérésre (utasításra), vagy rendszeres munkaköri feladatként készítjük. Célja, témája és rendszeressége vagy alkalmi jellege alapján a következőképpen rendszerezhetjük.
- Rendszeres jelentés (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi).
- Különleges jelentések (meghatározott témára, témakörre vonatkozó).
Készülhet a szervezeten belüli (házi) használatra (igazoló, vizsgálati, összefoglaló jelentés) és a szervezeten kívüli (felmenő) használatra (a felettes szervezetek tájékoztatására).
A jelentések fogalmazásakor is tartsuk meg a hármas tagozódást. A cím magában foglalja a jelentés címzettjét és a tárgyat.
- A bevezetésben utaljunk a jelentés céljára, az adatgyűjtés (információ) főbb forrásaira és módjára. Törekedjünk az érdeklődés felkeltésére.
- A tárgyalás a jelentés érdemi része, a tárgy, a mondanivaló kifejtése logikus taglalásban. A jelentés részeit egymással való összefüggéseikben rendszerezve tárjuk fel.
- A befejezésben összegezzük az elmondottakat, majd következtetésekkel (konklúziókkal) és javaslatokkal, valamint keltezéssel és aláírással zárhatjuk a jelentést.