Információtartalom vázlata
- Milyen szempontok alapján lehet az iratkezelési rendszert kialakítani?
- Az irattározáshoz milyen segédeszközök szükségesek, amelyek megkönnyíthetik, meggyorsíthatják a munkát?
Az iratkezelés az iratokkal való foglalkozás, elsősorban az iratok gondozása és őrzése. Az írásbeli ügyintézésnek az a része, amely szervek (személyek) iratainak gondozásával foglalkozik.
Az iratkezelés megszervezése során el kell készíteni az Iratkezelési Szabályzatot (1995. évi LXVI. Tv.) és az Irattári tervet. Az Iratkezelési Szabályzat meghatározza az iratkezelési rendszer szervezetét és ez alapján szabályozza a beérkező, ill. a működés során keletkező iratok kezelését. A szabályzat része az Irattári terv. Mindkettő a Szervezeti és Működési Szabályzat szerves részét képezi.
Iratkezelés alapfogalmai:
- Irat:
Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, amely valamely szerv működésével, ill. személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban,l bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett - Irattári anyag:
A szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége - Iratkezelés:
Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, ill. levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység - Irattári terv:
A köziratok rendezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék. - Levéltári anyag:
Az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, védetté nyilvánított maradandó értékű okirat.
A küldemények iktatása
Az iktatás minősíti az iratot bizonyító erejű okirattá. Az iktatás iktatókönyvben történik. Fontosabb rovatai:
- Sorszám, azaz az iktatószám
- Az iktatás időpontja,
- Az irat küldőjének azonosító adatai,
- A küldő hivatkozási száma (nem mindig tüntetik fel),
- Az irat tárgya,
- Az illetékes szervezeti egység (ahová az iratot továbbküldik),
- Határidő,
- Kezelési feljegyzések
Az iktatókönyv vezetésének szabályai
- Nem lehet benne javítás, lapjait nem lehet összeragasztani,
- Hibás bejegyzés esetén az egész sort áthúzni, de az eredeti olvasható maradjon, kézjeggyel ellátni, a következő sorba írni a helyes szöveget,
- Nem szabad sort kihagyni,
- Évszámot nem kell írni, mert az iktatókönyvön rajta van, a hónap nevét betűvel kell kiírni.
- Minden év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített iktatókönyvet kell használni,
- Az év utolsó napján az utolsó bejegyzést követően le kell zárni.
Az iktatókönyv bizonyító erejű okirat! Vezetésének pontosnak, egyértelműnek, jól olvashatónak kell lenni!
Az iratok tárolásának tematikai rendjét az Iratkezelési Szabályzat határozza meg. Alkalmazott módszerek:
- Betűrendi (alfabetikus): az ABC betűvel, név szerint
- Időrendi (dátum szerint),
- Területi (földrajzi megoszlás),
- Decimális (0-9; főcsoport-alcsoport majd megint alcsoport)
- Szakmai (a felvetett kérdés szakmai tárgyköre a rendezés alapja – más néven tárgy szerint).
Fizikai elhelyezés a választott tárolási rendszer függvénye, a megfelelő elhelyezés lehetőségeinek figyelembevételével.
Technikája: álló, fekvő, függesztett.
Az iratrendezés eszközei: iratgyűjtők, tasakok, mappák, gyorsfűzők, előrendezők.
Az irattározás fajtái:
- Központi: minden iratot egy központi irattárban őriznek,
- Osztott: részlegenkénti,
- Vegyes: a részlegek iratait részlegenként, az egész szervezet szempontjából fontosakat pedig a központi irattárban.
A dokumentáláshoz különböző irodai eszközök segítségét is igénybe vehetjük: hőkötő, spirálozó, iratmegsemmisítő.